Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Draft — legal review in progress before publication.
A translation of this document is in progress. The binding Turkish version is shown below.
Sürüm: 1.0 · Yürürlük: [TARİH] · Sorumlu: Veri Koruma Sorumlusu ([AD], privacy@[alanadi])
1. Amaç
Bu politika, ChatSeller AI'ın veri sorumlusu ve veri işleyen sıfatıyla işlediği kişisel verilerin saklama sürelerini, imha yöntemlerini ve silme taleplerinin yürütülmesini, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve GDPR m.5/1-e (saklama sınırlaması) ilkesine uygun olarak düzenler.
2. Kayıt Ortamları
MySQL veritabanı, nesne depolama (medya), Redis (geçici kuyruk ve önbellek verisi, en fazla 24 saat), Qdrant (yalnızca ürün kataloğu, kişisel veri içermez), şifreli yedekler, hata izleme ve log sistemleri (kişisel veri maskeli).
3. Saklama ve İmha Süreleri
| Veri grubu | Saklama süresi | İmha yöntemi | Periyot |
|---|---|---|---|
| Sohbet mesajları (metin) | Son mesajdan 60 gün | Veritabanından kalıcı silme | Günlük otomatik iş |
| Sesli mesajlar ve transkriptler | Son mesajdan 60 gün | Nesne depolamadan silme + DB kaydı silme | Günlük |
| Gönderilen görseller ve analiz sonuçları | Son mesajdan 60 gün | Nesne depolamadan silme | Günlük |
| Sohbet olay kayıtları, sipariş taslakları | Son mesajdan 60 gün | Silme | Günlük |
| Siparişte kullanılmayan müşteri adresleri | Son kullanımdan 60 gün | Silme | Günlük |
| Sipariş bağlantı kayıtları | Hesap süresince; sohbet bağı 60. günde kaldırılır | Anonimleştirme (kişisel veri alanları boşaltılır) | Günlük |
| Ham webhook yükleri | 14 gün | Silme | Günlük |
| Paylaşım linkleri | En fazla ilgili sohbetin imha tarihi | Geçersizleştirme + silme | Günlük |
| Mağaza kara liste kayıtları | Satıcının belirlediği süre, en fazla 2 yıl (hash'li) | Silme | Aylık |
| Satıcı hesap ve kullanıcı verileri | Sözleşme sonu + 10 yıl (ticari kayıtlar), diğerleri 30 gün | Silme / anonimleştirme | 6 aylık |
| Güvenlik ve erişim kayıtları | 2 yıl | Silme | 6 aylık |
| AI kullanım ve kredi kayıtları | 10 yıl (kişisel veri içermez) | — | — |
| Yedekler | 14 gün döngüsel | Döngü dışı yedeklerin silinmesi | Günlük |
Mevzuatta öngörülen periyodik imha süresi (6 ay) en üst sınırdır; ChatSeller AI sohbet verileri için günlük imha uygular. Her imha çalışması bir imha kaydıyla belgelenir ve kayıtlar 3 yıl saklanır.
4. İlgili Kişi ve Satıcı Silme Talepleri
| Kanal | İşleyiş | Süre |
|---|---|---|
| Son kullanıcı sohbette "verilerimi sil" yazar | Talep Satıcının paneline düşer; Satıcı onaylayınca o kanala ait tüm sohbet, medya ve adres verileri silinir; müşteriye onay mesajı gönderilir. Satıcı 7 gün içinde işlem yapmazsa hatırlatma gönderilir. | En geç 30 gün |
| Son kullanıcı doğrudan ChatSeller AI'a başvurur | ChatSeller AI veri işleyen olduğundan başvuruyu 3 iş günü içinde ilgili Satıcıya iletir, ilgili kişiyi bilgilendirir | Satıcı talimatıyla |
Shopify customers/redact | Telefon/müşteri kimliğiyle eşleşen tüm veriler otomatik silinir | 10 gün içinde (Shopify süresi içinde) |
Shopify customers/data_request | Müşteri verileri dışa aktarılıp Satıcıya iletilir | 30 gün |
Shopify shop/redact / hesap kapatma | Mağazaya ait tüm kişisel veriler silinir | 48 saat / 30 gün |
| Satıcı panelden tekil silme | Seçili sohbet/müşteri anında silinir | Anında (yedek döngüsü 14 gün) |
Her talep kayıt altına alınır: talep tarihi, kaynak, kapsam, sonuç, tamamlanma tarihi.
5. Teknik ve İdari Tedbirler
Otomatik imha işlerinin başarısızlığında alarm, aylık imha kontrol raporu, yetkisiz silme/değiştirmeye karşı erişim kontrolleri, imha işlemlerinin denetim kaydı, personelin bu politika hakkında bilgilendirilmesi.
6. Yayınlanabilir Özet (web sitesi ve panel için)
ChatSeller AI, mağazaların müşterileriyle yaptığı yazışmaları, sesli mesajları ve gönderilen görselleri son mesajdan itibaren 60 gün sonra otomatik olarak kalıcı biçimde siler. Silinen veriler yedeklerden de en geç 14 gün içinde çıkar. Satıcılar sohbetleri istedikleri zaman daha erken silebilir; müşteriler sohbette "verilerimi sil" yazarak silme talebinde bulunabilir.